Организация мероприятий «под ключ» с соблюдением стандартов компании, подбор места/страны проведения мероприятия, определение концепции мероприятий, создание сценариев, прописание ролей каждого исполнителя, контроль над проведением мероприятий, подбор временного персонала на мероприятия. Создание бюджета каждого мероприятия, утверждение бюджета, отслеживание бюджета. Работа с поставщиками на мероприятиях. Получение обратной связи по мероприятиям от журналистов и участников (дилеров). Создание отчета о проведении мероприятия. Общение с автомобильными журналистами, дилерами MAZDA из Москвы и регионов. Налаживание документооборота в отделе; внедрение стандартов по работе с документами. Работа со счетами, их обработка, введение в систему. Работа с поставщиками – размещение заказов, документооборот, ценовые переговоры. Подготовка к запуску системы документооборота с поставщиками в онлайн режиме. Финансовый анализ расходов отдела на ежемесячной, ежеквартальной и годовой основе. Ежемесячное составление прогноза расходов на месяц. Анализ расходов по категориям, по мероприятиям, выделение статей для контроля

Организация, контроль и координация работы офиса в Москве (3000 кв.м.). Работа с управляющими компаниями, арендаторами, работа с договорами, участие в переговорах. Опыт в подборе новых офисных площадей, составление бюджетов на открытие офисов, переезд. Работа с подрядными строительными организациями по ремонтным работам в офисах, составление графиков работ. Проведение тендеров на выбор различных провайдеров, поставщиков (канцтовары, клининг, агентства путешествий, агентства по проведению праздников), переговоры по условиям договоров, ценам. Организация корпоративных мероприятий (совещания директоров, бизнес-сессии, конференции, праздники), работа с агентствами, координационная работа с отелями, организация трансферов, авиа- и ж/д билетов по всему миру. Проверка работы служб, входящих в состав АХО: приемные, курьеры, водители, технические специалисты, клининг. Решение оперативных вопросов, проблем. Бюджетирование, контроль расходов. Создание ежемесячных отчетов о работе, затратах. Опыт в подборе корпоративного жилья, переговоры с владельцами квартир. Создание опросников по качеству предоставляемых сервисов, работа над устранением недочетов. Достижения: создание тревел отдела. Написание технического задания, создание и внедрение специализированной системы по учету командировок. Совершенствование существующих процедур (работа приемных по приему входящей корреспонденции, участие в написании политики командировок в Холдинге; участие в написании политики по использованию корпоративной мобильной связи;). Оптимизация затрат по клинингу, почтовым доставкам, канцтоварам.

Планирование рабочего дня генерального директора, организация и контроль выполнения поручений, документационное обеспечение работы. Организация и проведение встреч, переговоров. Самостоятельное ведение части проекта, составление договоров, их перевод на английский язык, отслеживание договорных обязательств с клиентами-регионами. Организация приглашений для иностранных граждан. Организация командировок руководителя (визовая поддержка, авиа- и ж/д билеты, гостиницы). Решение оперативных вопросов. Подготовка пакета документов для встреч, создание презентаций компании, участие в презентациях. Перевод контрактов, статей, писем с/на английский язык. Сбор необходимой информации из доступных источников. Подготовка аналитических справок по регионам. Прием и распределение звонков, входящей корреспонденции. Координация работы с Госстроем, создание совместной документационной базы данных. Организация работы офиса.

Планирование рабочего дня президента, вице-президента. Проверка и подготовка финансовых отчетов по расходам отделов. Координация работы с телефонными компаниями – МТС, Комбелга. Организация крупных конференций. Организация поездок на международные выставки, работа с оргкомитетами выставок. Перевод контрактов, статей, писем на английский язык. Прием и распределение звонков, входящей корреспонденции. Координация работы офиса, руководство службой АХО, водителями. Заказ ресторанов. Работа с семьями.

Планирование рабочего дня управляющего, координация работы офиса. Обеспечение компании компьютерной и оргтехникой, мебелью. Деловая переписка. Ведение документооборота. Поддержание контактов с клиентами и партнерами компании. Подготовка и согласование договоров и других финансовых документов. Планирование, организация и контроль поставок на экспорт. Осуществление ценового контроля. Ведение расчетов по договорам. Руководство коллективом - 3 человека.

менеджмент организации

секретарь-референт, администратор офиса

английский язык, Питман, 2 уровень